Il presales engineer: chi è, che cosa fa e perché non può mancare in una software factory

Si dice che tra il dire e il fare ci sia di mezzo il mare, ma a volte tra il dire e il fare c’è di mezzo un presales engineer.
Il presales engineer, figura chiave all’interno di una software factory, si occupa infatti di facilitare il passaggio dall’idea del progetto tecnologico alla sua implementazione, interfacciandosi con i potenziali clienti e individuando per loro e con loro la giusta soluzione tecnologica da sviluppare. Coniugando abilità legate alla vendita con una solida preparazione tecnica, i presales engineer possiedono tutti gli strumenti necessari per affiancare il cliente durante le primissime fasi della collaborazione, quando ancora si tratta di definire requisiti tecnici, analizzare processi e ipotizzare tempi e budget.
Per capire meglio di che cosa si occupa questa figura e con chi si interfaccia all’interno del team di lavoro abbiamo intervistato Andrea Pavan, presales engineer di Beliven, che ci ha raccontato di avere alle spalle, non a caso, una laurea in informatica e un passato da sviluppatore.

Chi è il presales engineer

All’interno di una software factory, il presales engineer si distingue per essere una figura ibrida in grado di fondere due mondi apparentemente distanti: da un lato le competenze di vendita e dall’altro le competenze tecniche informatiche. Un presales engineer, infatti, non solo possiede una solida conoscenza delle tecnologie e delle offerte dell’azienda, ma è anche un abile comunicatore e negoziatore, capace di entrare in relazione con i potenziali clienti per tradurre le richieste in caratteristiche tecniche di prodotto.

Anche la storia di Andrea Pavan d’altronde segue questa stessa traiettoria. Dopo la laurea in informatica all’Università degli Studi di Udine e un passato come programmatore e sviluppatore freelance, CEO e Business Development Manager, Andrea è approdato in Beliven per vestire i panni di presales engineer. Una posizione, come abbiamo visto, che richiede sia competenze tecniche che manageriali che Andrea ha acquisito nel corso della sua carriera passando dalla gestione dello sviluppo in senso stretto a quella dei team di sviluppo, in qualità di PM, fino a quella di tutti i processi aziendali, sia sales, con la gestione della trattativa, sia di operations.

Di che cosa si occupa

“Contrariamente a quanto si possa pensare dal nome”, ci ha raccontato Andrea, “più che alla vendita vera e propria, il lavoro del presales engineer richiede molta attenzione alla progettazione tecnica e all’analisi, proprio come farebbe un ingegnere del software”.

Pur occupandosi delle presentazioni ai vari stakeholder e delle proposte economiche ai clienti, il presales engineer si concentra principalmente sulla conoscenza del cliente e sull’analisi delle sue esigenze. L’obiettivo del suo lavoro è comprenderne lo stato dell’arte e definire i requisiti del software di cui il cliente ha effettivamente bisogno per raggiungere i propri obiettivi di business.

Terminata questa fase, che possiamo definire di preparazione all’avvio del progetto vero e proprio, il sales engineer mantiene una posizione chiave per l’interno team operativo. È infatti lui a dover introdurre il nuovo progetto al team condividendo le informazioni raccolte e affiancare il PM, assicurandosi così che il progetto prosegua a dovere e rispetti quanto preventivato con il cliente.

Il ruolo del presales engineer: dal primo contatto al preventivo

Come abbiamo anticipato, per un presales engineer il contatto diretto con il cliente è fondamentale. Da questo punto di vista il primo e i successivi incontri conoscitivi rappresentano dei momenti chiave per prendere familiarità con il cliente, con i suoi processi interni, problematiche e obiettivi di business. A partire da tutte queste informazioni, il presales engineer crea una fotografia dello stato dell’arte del cliente per poter ipotizzare sin da queste prime fasi la soluzione tecnologica più adatta alle sue esigenze.

A conclusione del processo preliminare, il presales si occupa di redigere un documento dei requisiti tecnici cui scopo consiste nel mettere nero su bianco le caratteristiche indispensabili dell’applicativo da sviluppare così da fornire la base per il lavoro del team operativo.

Definite perciò le specifiche del software, non resta che passare alla stima dei costi e dei tempi. Una fase, quest’ultima, estremamente complessa che può evolversi in due modi, a seconda della complessità del progetto.

Il cono di incertezza

Come sottolinea Andrea, “stimare e preventivare tempi e costi nello sviluppo software è incredibilmente complesso”.

Per quanto sia naturale per un cliente desiderare una stima dei costi di realizzazione della sua soluzione custom, la verità è che fornire una stima precisa è tutt’altro che semplice. Questo, perché in queste primissime fasi della collaborazione le informazioni disponibili sono estremamente limitate e molti aspetti come l’ambito, le specifiche dei deliverable e le risorse coinvolte, non sono completamente definiti. Nonostante al cliente sembri di acquistare un prodotto, la verità è che sta acquistando un servizio di ingegneria, ovvero la realizzazione di qualcosa che ancora non esiste e che rende sostanzialmente impossibile prevedere con precisione l’insorgere di problematiche che potrebbero far lievitare i costi e dilatare i tempi di consegna.

Tutto questo è ben illustrato dal famoso cono di incertezza, un fenomeno tradotto in grafico che evidenzia come la stima dei costi diventi affidabile soltanto durante la fase di realizzazione vera e propria del progetto. Questo grafico, che prevede un’asse orizzontale a rappresentare il tempo del progetto, e un’asse verticale a rappresentare il margine di errore nelle stime, rende infatti evidente che le fasi iniziali di un progetto sono quelle in cui le stime registrano il maggior margine di errore.

In questa situazione, il presales engineer gioca un ruolo fondamentale nel ridurre il tempo di incertezza attraverso la raccolta di informazioni da un lato e la pianificazione dall’altro.

Per i progetti a lungo termine, l’approccio ideale allo sviluppo è di tipo agile poiché rende possibile, grazie ai suoi sprint o sessioni iterative, integrare nel progetto dei momenti di analisi per consegnare i deliverable al cliente e raccoglierne il feedback.

Questa soluzione a consuntivo permette perciò di procedere passo passo, rivedendo quando e come necessario il budget e le risorse coinvolte per riuscire a consegnare, al termine di tutti gli sprint, un applicativo pronto e finito.

La tecnica del t-shirt sizing

Quando invece il progetto è più piccolo, per poter stimare tempi e costi, una buona soluzione è generalmente quella di far riferimento a progetti simili già portati a termine. Grazie a Mate, il software per la gestione dei progetti utilizzato dai PM e dalle figure operative in Beliven, accedere allo storico dei progetti e ai tempi impiegati nei singoli task è semplicissimo.

A queste informazioni, è importante però aggiungere le stime ipotizzate dallo stesso team tecnico. Entra qui in campo, in Beliven, la tecnica nota come “t-shirt sizing”.

Da tempo siamo abituati a utilizzare delle sigle (S, M, L, XL e così via) per identificare la grandezza di una maglietta, perché non fare lo stesso con le attività? Per semplificare la stima delle ore da dedicare al progetto, ogni figura coinvolta nel team operativo può categorizzare le singole attività a seconda del loro “ingombro” a partire da equivalenze definite in partenza. Ecco allora che ci sarà l’attività S, che richiede una giornata di lavoro, e quella XXL, che ne richiede 10. Confrontando le “taglie” associate dai singoli ai vari task, il presales engineer ha modo di allineare il team e definire con maggior precisione “l’ingombro del progetto” o, detta in altri termini, i tempi e i costi da inserire a preventivo.

Il preventivo di progetto

Una volta stabiliti tempi e costi, al presales engineer non resta che dedicarsi alla realizzazione del preventivo, a contenere tutte le voci di costo, che viene condiviso con il cliente durante incontri dedicati.

La scelta di ritagliare un momento con il cliente, di persona o in call a seconda delle esigenze, nasce dalla volontà di associare alla condivisione di questo documento una presentazione dedicata pensata per presentare i risultati emersi dall’analisi e l’offerta in modo più approfondito. Evitare comunicazioni e-mail, in questa fase delicata, significa d’altronde anche offrire al cliente lo spazio e il tempo necessario per esporre eventuali dubbi o chiedere spiegazioni aggiuntive così da smarcare in fretta qualsiasi preoccupazione.

Le sfide del processo di presales engineer

Per un presales engineer, le sfide sono naturalmente sempre dietro l’angolo. Ma quali sono le più delicate?

Per quanto la collaborazione tra team possa rappresentare un valore aggiunto, permettendo ai clienti di godere delle capacità e dell’esperienza di due team di professionisti allo stesso momento, è anche vero che all’aumento del numero di persone (e realtà) coinvolte nel progetto si associa un aumento delle occasioni d’errore. Realtà diverse lavorano infatti secondo ritmi e flussi diversi e perdere le redini del progetto diventa un rischio concreto. Ecco perché un buon presales engineer si impegna sin dalle fasi iniziali a stabilire con attenzione tempi e modi di comunicazione oltre che responsabilità.

Oltre a questo aspetto, che riguarda l’operatività vera e propria, un presales engineer deve prestare particolare attenzione alla relazione con il cliente. In altri termini? Deve imparare a dire “no” quando la richiesta non può essere soddisfatta. Troppo spesso, infatti, l’entusiasmo e la voglia di accontentare il cliente finiscono per creare aspettative irrealizzabili che finiscono col generare insoddisfazione. Grazie alle sue competenze tecniche, il presales engineer è la figura ideale per presentare al cliente in modo sincero e trasparente ciò che può o non può essere fatto, individuando se necessario le alternative plausibili.

Come dar vita a progetti di successo

Esattamente come accade per la stima di tempi e costi, nelle primissime fasi di progetto è quasi impossibile stabilire quanto l’impresa avrà successo. Come abbiamo visto, infatti, un software custom è a tutti gli effetti un prodotto che viene creato da zero, che non ha eguali e, di conseguenza, può presentare problemi inaspettati.

Ma come può un presales engineer creare le condizioni per progetti di successo?

• Dedicando il giusto tempo all’analisi di progetto: un progetto che parte in tempi eccessivamente brevi rischia di incappare in situazioni di stallo impreviste. La fase di raccolta delle informazioni e analisi è fondamentale per impostare correttamente il progetto e garantirne il successo.
• Osservando lo storico dei progetti completati: ogni progetto è a sé, ma è pur sempre vero che l’archivio dei progetti portati a termine può fornire informazioni preziosissime sui tempi e sulle difficoltà più ricorrenti.
• Prestando attenzione al team operativo: dietro ad ogni progetto si celano delle persone. È fondamentale tener presente l’esperienza e la seniority delle figure operative coinvolte per giungere a una stima plausibile dei tempi.

Hai in mente una soluzione software ma non hai trovato la software factory a cui affidarne la realizzazione? Contattaci per scoprire che cosa possiamo fare per trasformare la tua idea in realtà.