Kickoff meeting: l’arte di avviare progetti di successo

Nel ciclo di vita di un progetto, i momenti dedicati a meeting e incontri rivestono spesso, ognuno per motivi diversi, un’importanza cruciale. Tra questi, il kickoff meeting emerge come un tassello fondamentale, rappresentando infatti quell’incontro preliminare che rende possibile passare dalla fase di pianificazione a quella di effettiva esecuzione. Quando condotto con attenzione dal Project Management, il kickoff meeting si trasforma in un momento chiave per creare entusiasmo rispetto al progetto e allineare il team operativo, delineando con precisione fasi, ruoli, scadenze e responsabilità.
Mentre la project review segna la chiusura di un progetto, il kickoff meeting rappresenta, anche in senso letterale, il suo calcio d’inizio. È insomma quella fase iniziale in cui diventa possibile allineare le conoscenze, le aspettative e le priorità di tutte le persone coinvolte, dal team agli stakeholder, per creare il terreno adatto alla collaborazione.
Per capire al meglio come funziona una riunione d’avvio di progetto abbiamo parlato con Alice Bellato, Project Manager di Beliven, che ci ha raccontato quanto i kickoff meeting siano utili per influenzare positivamente l’andamento complessivo del progetto.

Cos’è il kickoff meeting: significato

“Qualunque sia il settore in cui il Project Manager si trovi a operare”, racconta Alice, “una cosa è certa: prima ancora di gestire progetti il nostro lavoro implica saper gestire le persone”.

Partendo da questo presupposto, è evidente che i meeting e gli incontri di cui abbiamo parlato in apertura rappresentino per il PM delle fasi vitali per il successo del progetto, rendendo possibile comunicare al team e a tutti gli stakeholder la direzione da intraprendere e gli obiettivi da perseguire.

Per gestire con successo un progetto è fondamentale, per un Project Manager, assicurarsi infatti dell’efficacia della comunicazione: sales prima, PM poi, e infine team operativo devono conoscere e condividere la meta per poter lavorare e collaborare al meglio.

La riunione di kick off rappresenta l’incontro di avvio progetto che il PM organizza per veicolare tutte le informazioni utili per procedere con il progetto, la commessa o l’attività in genere. Proprio perché da qui che si delinea il da farsi, Alice preferisce condurre questa riunione in presenza, per poter creare maggior coinvolgimento nel team operativo e poter intavolare preziose conversazioni utili a portare in luce problemi, dubbi, necessità di chiarimenti o informazioni aggiuntive e quant’altro.

Riunione di progetto: chi e quando

Una riunione di kickoff è fondamentale per riunire attorno ad un tavolo tutte le persone che, in un modo o nell’altro, saranno coinvolte nelle attività.

Non importa il progetto sia complesso o lineare, se preveda il lavoro di numerose risorse o di poche, questo calcio d’avvio rimane importantissimo per definire gli obiettivi e i risultati attesi, chiarire le tempistiche, i ruoli e le responsabilità oltre che le strategie e gli strumenti da adottare. Insomma, per il Project Manager non c’è momento migliore per condividere tutte le informazioni necessarie al team per lavorare al meglio.

“Se immaginiamo un progetto come una partita o un gioco”, racconta Alice, “il kickoff meeting si trasforma nel momento in cui il PM può coinvolgere i giocatori, spiegare l’obiettivo e mettere sul tavolo le regole da seguire per vincere”.

Kickoff interno e kickoff esterno

Ma le riunioni di progetto, abbiamo chiesto ad Alice, coinvolgono anche il cliente?

In realtà non esiste una risposta univoca a questa domanda perché molto dipende dal progetto e dal cliente stesso. In linea generale, le riunioni di kickoff possono essere sia interne sia esterne.

• Kickoff interno: questa riunione programmata e gestita dal Project Manager ha l’obiettivo di far comprendere ai membri del team operativo gli obiettivi e altre informazioni rilevanti per il progetto.
• Kickoff esterno: questa riunione d’avvio coinvolge il cliente per permettere al PM di coglierne appieno le aspettative, chiarire eventuali dubbi e delineare le fasi del progetto. Durante questo meeting è buona prassi coinvolgere il responsabile tecnico e, se possibile, alcuni membri del team operativo per presentare al cliente chi si occuperà delle varie attività.

Il kickoff esterno, spiega Alice, per molti clienti è estremamente importante e lo è, a conti fatti, anche per l’azienda. Organizzare una riunione d’avvio progetto in cui il cliente ha modo di conoscere e confrontarsi direttamente con le persone che lavoreranno per lui è sempre un ottimo modo per impostare una solida relazione tra l’azienda e il cliente. Questa riunione esterna, infatti, si rivela particolarmente utile per gestire al meglio la relazione con il cliente, gettando le basi per una collaborazione fruttuosa che prevede una chiara distribuzione dei ruoli e pianificazione dei modi e momenti di confronto e aggiornamento sul progetto.

Come si imposta un kickoff meeting

Se è vero che il compito di un Project Manager, prima di gestire il progetto, è gestire le persone, è naturale la riunione di kickoff richieda tutta una serie di accorgimenti preliminari. Per realizzare un calcio d’inizio di successo possiamo ipotizzare diverse fasi.

La fase preliminare

Come accennato in precedenza, la riunione di kickoff rappresenta il momento in cui al team viene condiviso l’obiettivo e le regole del gioco. Ecco perché prima ancora di arrivare alla pianificazione di questa riunione, compito del PM è quello di assicurarsi che le linee del progetto siano state effettivamente delineate al meglio.

Il cliente ha espresso in modo chiaro le sue idee e le sue aspettative? Il Sales è riuscito a cogliere perfettamente le richieste? È stato abile nel comunicarle poi al Project Manager incaricato?

Insomma, prima di confrontarsi con il team operativo il PM deve accertarsi che non ci siano zone d’ombra, che nulla sia stato frainteso o dato per scontato. In previsione del kickoff è fondamentale infatti avere la miglior conoscenza possibile del cliente e del progetto. Il consiglio di Alice ai PM, in questo caso, è semplice: “fai domande, altre domande, e altre domande ancora. Non aver paura di sembrare pesate e parti sempre da zero. Finché non chiarisci più punti possibili non sarai in grado di chiarirli al tuo team, quando arriverà il momento”.

Impostare l’agenda

Quanto detto sin qui non deve però trarre in inganno: se i PM inseguissero il sogno di organizzare i kickoff meeting solo ed esclusivamente quando tutto è perfettamente definito e delineato, non ci sarebbe alcuna riunione di kickoff.

È proprio per questo che definendo la scaletta e gli argomenti da presentare in riunione un buon Project Manager considera di lasciare spazio alle domande delle figure coinvolte e, se necessario, intavolare discussioni sul tema.

Ad ogni modo, l’agenda di un kickoff meeting prevede generalmente una veloce introduzione del team coinvolto (fondamentale se ci sono figure nuove) e del cliente, soprattutto quando questo è stato acquisito di recente. Obiettivi, deadline, vincoli e budget possono tutti essere elementi da condividere con le figure operative, a seconda della tipologia di progetto.

In Beliven, tutta questa attività viene semplificata dall’uso di Mate, la piattaforma per la gestione dei progetti realizzata in casa che consente di creare delle schede di progetto per raccogliere tutte le informazioni chiave e iniziare a definire Epiche e Task da associare ai rispettivi responsabili.

Condurre il kickoff meeting

La riunione d’avvio di progetto viene condotta dal Project Manager che si occupa in prima battuta di fornire tutte le informazioni utili al team operativo.

“Tra le informazioni utili”, aggiunge Alice, “aggiungo sempre qualche considerazione sul cliente. Per quanto molti PM preferiscano creare una vera e propria barriera tra operativi e cliente, a me piace condividere con il team le mie impressioni. Questo aiuta tantissimo tutte le figure coinvolte, anche a prevedere feedback, richieste e domande e rende tutti più propositivi e coinvolti”.

Nel corso della riunione, vengono definiti tutti gli aspetti chiave del progetto e i task delle singole figure operative. L’obiettivo è di dar modo a ogni sviluppatore di avere una panoramica precisa di quanto tempo e giorni dovrà lavorare sul progetto, dei ruoli e delle responsabilità. La collaborazione e la buona riuscita del progetto dipendono infatti anche dalla fluidità con cui le informazioni circolano all’interno del team operativo. In Beliven, ad esempio, il lavoro degli sviluppatori backend e frontend passa al vaglio del reparto QA che valuta la qualità del prodotto prima di presentarlo al Project Manager che potrà, a sua volta, presentarlo al cliente certo della sua qualità.

Naturalmente, ogni progetto nasconde rischi e opportunità. Essere chiari su quelli che sono i rischi e i limiti è importantissimo perché rende possibile definire sin dalla partenza delle contromisure. Ma attenzione, sottolinea Alice, perché è necessario trovare il modo di mantenere alto l’entusiasmo del team verso il progetto per permettere a tutti di lavorare al massimo delle proprie capacità.

Chiudere la riunione di kickoff

Arrivati a questo punto del kickoff, è opportuno aprire una sessione di domande e risposte. Questa fase rappresenta per i PM una preziosissima fonte di informazione. Le figure tecniche coinvolte nel progetto, infatti, portano naturalmente con sé una visione più tecnica del da farsi e sono quindi in grado di porre domande puntuali e esporre dubbi concreti.

Nel caso non fosse possibile rispondere, spetta al PM prendere nota di quanto emerso e confrontarsi con il cliente, per garantire al team la possibilità di lavorare al progetto con serenità e idee chiare sul da farsi.

L’aspetto interessante di questa riunione sta proprio qui: per quanto si ponga l’obiettivo di fornire un quadro della situazione e del progetto, questo incontro avvia una serie di piccoli confronti continui. Non tutti i dubbi emergono sin dal primo giorno e non sempre il progetto si presenta da subito perfettamente definito in ogni suo dettaglio. I problemi possono presentarsi improvvisi, le criticità o i dubbi possono affiorare proprio quando si sta lavorando all’attività e le informazioni possono giungere al PM in momenti diversi. Che fare, quindi?

Durante il ciclo di vita del progetto, Alice fissa quotidianamente o a giorni alterni delle brevissime riunioni di confronto con l’obiettivo di assicurarsi tutto proceda senza intoppi e poter, in caso contrario, intervenire in modo tempestivo.

A cosa serve un kickoff meeting: i vantaggi

Le riunioni di avvio progetto si rivelano quindi preziosi momenti di comunicazione pensati per aiutare i Project Manager a trasmettere al team dettagli chiave relativi al progetto. Svolgere questa riunione di persona, come ama fare Alice, è di certo un ottimo modo per agevolare il confronto e fornire a tutti il modo e la libertà di poter porre domande e condividere dubbi. L’obiettivo, d’altronde, è consentire a tutti i membri del team di partire con lo stesso piede e con una chiara comprensione degli obiettivi.

Da qui, insomma, l’importanza dei kickoff meeting capaci da un lato di allineare il team e dall’altro di impostare le fasi di realizzazione del progetto.

In breve, una riunione d’avvio consente quindi di:

• Definire i ruoli, le mansioni e l’autorità di progetto;
• Aiutare i membri del team a capire gli obiettivi del progetto;
• Chiarire tempistiche, rischi, requisiti e vincoli di progetto;
• Creare supporto, consenso e fiducia attorno alla figura del Project Manager;
• Fornire a tutti i partecipanti l’opportunità di porre domande e fare chiarezza.

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