Eventi su misura per gli Happy Coders: ci pensano il reparto People & Culture e Operations

In un ambiente lavorativo che punta alla felicità di tutti i collaboratori e che considera il benessere del team l’ingrediente alla base della qualità dei prodotti digitali presentati ai clienti, i momenti di convivialità non possono mancare. Per i reparti People & Culture e Operations di Beliven, l’organizzazione degli eventi per il team è un lavoro a tempo pieno che richiede confronto, ricerche online, richieste di preventivi, valutazioni e pianificazione minuziosa. Dagli eventi più corporate a quelli ludici, ogni occasione è preziosa per fornire agli Happy Coders la libertà di passare del tempo assieme, conoscersi, confrontarsi e cementificare un rapporto di fiducia che poi si riflette, positivamente, sull’andamento aziendale. Perché spesso non c’è niente di più prezioso che scoprire la persona che si nasconde dietro al professionista per creare un ambiente di lavoro sano e inclusivo in cui tutti ne escono da vincitori. Ma che cosa rende Beliven così speciale rispetto alle realtà che organizzano la classica cena di Natale regalando un panettone ad ogni dipendente? Per scoprirlo, abbiamo intervistato Elena Tomat, Operations Specialist, e Francesca Dreossi, People & Culture Specialist, e ci siamo fatti raccontare come funziona l’organizzazione degli eventi in Beliven, dall’idea alla realizzazione.

L’organizzazione degli eventi in Beliven: un processo in evoluzione

Il 2023 è stato un anno particolarmente importante per il reparto People & Culture. È infatti da gennaio che il reparto ha deciso di ristrutturare il flusso relativo all’organizzazione degli eventi, partendo da una pianificazione annuale generale delle attività e una precisa calendarizzazione mensile degli eventi, da comunicare al team. D’altronde, anche per controbilanciare alcuni degli effetti negativi del lavoro da remoto e mantenere saldo il senso di unità del team, la quantità di eventi è aumentata notevolmente raggiungendo ad oggi uno standard che prevede l’organizzazione di almeno un evento al mese.

Per non perdere traccia della pianificazione, il reparto P&C utilizza una planner virtuale su Miro che da settembre 2023 già ha cominciato a popolarsi di idee e proposte per il 2024.

L’obiettivo, ha raccontato Francesca, è stato sin dall’inizio quello di semplificare le attività di organizzazione degli eventi da parte del reparto Operations, che in certi casi possono appunto richiedere mesi, e quello di aumentare il tasso di coinvolgimento delle persone. Per quanto in Beliven gli Happy Coders amino passare del tempo in compagnia, è certo evidente che fornire un calendario mensile delle attività facoltative organizzate consente a tutti di potersi organizzare al meglio.

Per poter definire il calendario, il reparto People & Culture parte da un assunto: ogni anno gli eventi devono comprendere un bel mix di attività, da quelle più corpose (magari organizzate 2 o 3 volte l’anno come la gita in montagna dalla durata di un paio di giorni o quella al kartodromo che richiede precisa organizzazione) a quelle più semplici, come la serata giochi da tavolo o le varie feste a tema (che possono invece essere più frequenti così da offrire agli Happy Coders maggiori occasioni di incontro).

Dall’idea dell’evento…

Insomma, in Beliven, per fornire agli Happy Coders il maggior numero possibile di occasioni per poter essere presenti e condividere dei momenti assieme ai colleghi, gli eventi non mancano affatto.

Ma come si fa a trovare le idee giuste per coinvolgere le persone? 

Francesca ci ha svelato che come sempre, quando si tratta del suo reparto, la risposta sta nelle persone. Sono infatti gli stessi Happy Coders, felici di poter essere ascoltati e avere l’occasione di fare esperienze divertenti al di fuori dall’ufficio assieme ai colleghi, a proporre nuove idee.

Oltre al classico confronto durante la pausa caffè, un’ottima opportunità è rappresentata dai form che vengono condivisi dallo stesso reparto P&C: questi possono essere generici, per raccogliere idee e suggerimenti, oppure di valutazione, per raccogliere il feedback del team rispetto a proposte già avanzate da altre persone.

Questa pratica, sottolinea Francesca, si è rivelata sempre molto utile. Da un lato, permette infatti ai singoli di sentirsi coinvolti a 360 gradi e di partecipare quindi con entusiasmo agli eventi, magari proprio perché frutto dei loro suggerimenti, dall’altro offre al reparto P&C un’occasione unica per raccogliere nuove idee e feedback rispetto all’organizzazione.

…alla sua realizzazione

Ma stabilito l’evento, pianificate le date e raccolte le partecipazioni inizia il lavoro del reparto Operations. È qui che entra in campo Elena e l’organizzazione pratica dell’evento.

In che cosa coincide esattamente? Quando l’idea di un evento arriva sulla scrivania di Elena, l’idea generale è già stata definita e quel che manca è accertarsi di trovare la giusta location e, eventualmente, i giusti fornitori.

Unendo le sue competenze in campo organizzativo e amministrativo, Elena si occupa insomma di individuare spazi e servizi adatti (dal catering, ad esempio, alla fornitura di proiettori e così via) e raccogliere così una serie di preventivi da presentare poi al CEO.

Valutate le diverse soluzioni, Elena si dedica infine a prendere gli accordi definitivi e ad assicurarsi che l’evento fili a dovere, dal trasporto fino all’eventuale alloggio.

Come funzionano i feedback anonimi sugli eventi?

Per monitorare il proprio operato e capire se l’organizzazione dell’evento ha soddisfatto le aspettative, a ogni partecipante viene inviato un form anonimo.

Oltre, come abbiamo visto, a raccogliere preziose idee e proposte per eventi futuri, il form permette agli Happy Coders di fornire un feedback sincero e spontaneo sull’evento da poco concluso. In questo caso, la valutazione avviene tramite il classico sistema delle stelle, da 1 a 5.

“Finora”, racconta Francesca, “i feedback sono sempre stati positivi ma forse conta anche il fatto che difficilmente ci accontentiamo di organizzare un evento che merita meno di 4 stelline!”.

Gli eventi più amati

Tra le attività e gli eventi organizzati in Beliven esistono naturalmente degli evergreen amati e, quindi, riproposti di anno in anno.

Tra questi c’è certamente il Beliven Update, un incontro organizzato 3 o 4 volte l’anno che unisce un momento corporate (che prevede attività come la presentazione delle responsabilità o novità dei singoli reparti tenute dai vari responsabili, fino alla revisione dell’andamento aziendale) ad attività ludiche. Proprio per via della sua importanza, la partecipazione al Beliven Update è consigliata a tutti gli Happy Coders e la calendarizzazione dell’evento viene comunicata ad inizio anno. Ad ogni modo, l’evento, se non altro nella sua parte più corporate, avviene durante l’orario di lavoro proprio per agevolare la partecipazione di tutto il team, e procede poi in orario extra lavorativo con un bell’aperitivo o una cena.

Tra gli eventi più amati vi sono anche le cene Tech, realizzate 2 volte l’anno. Si tratta di eventi che, anche in questo caso, cominciano in orario lavorativo perché nascondono una preziosissima parte iniziale volta alla formazione e al confronto. Infatti, il reparto P&C, assieme ai referenti tecnici di reparto, valutano con attenzione una serie di argomenti o temi rilevanti e d’interesse comune per sviluppatori e designer, e organizza un momento di approfondimento. Al termine di questo momento segue la cena di reparto a cui, naturalmente, possono liberamente partecipare solo gli interessati (“che alla fine”, sottolineano Francesca e Elena, “sono generalmente tutti!”).

E che dire poi della cena di fine estate, per salutare insieme l’abbronzatura tanto sudata, delle feste a tema, come quella anni ’80, delle serate dedicate ai giochi da tavolo che si concludono sempre con una bella pizza e degli aperitivi organizzati per accogliere i nuovi assunti? In Beliven, ogni momento è buono per passare del tempo insieme e di certo non mancano le giornate votate al team building: pattinaggio, go-kart e passeggiata in montagna sono solo alcune delle attività che hanno coinvolto gli Happy Coders nel 2023.

Ma parlando di attività più amate, non si può non citare il Secret Santa che da tempo fa la sua comparsa in Beliven a pochi giorni dalle ferie di Natale. Perché per quanto un buon panettone possa essere un bel pensiero, scambiarsi in segreto i regali tra colleghi lo è molto di più. Ecco perché ogni anno, sotto il grande albero di Natale che accoglie gli Happy Coders in sede, tutti devono posare un pensiero fatto con un budget compreso tra i 5 e i 10€. In occasione del brindisi di Natale organizzato dal reparto P&C, ad ogni pacchetto si associa un numero che, per estrazione, finisce nelle mani di un Happy Coder!

È padel mania!

Da qualche tempo il padel ha conquistato anche il nostro territorio e molti Happy Coders sono stati colti dalla mania (CEO compreso).

Ecco perché tra le novità in casa Beliven c’è una partnership con Udine Plus Center, il centro di padel e tennis di Tavagnacco che, oltre ad aver brandizzato un campo con il logo di Beliven, ha stretto un accordo per fornire un pacchetto di attività corsuali riservate agli Happy Coders.

Di recente, Francesca si è occupata di comunicare la novità al team per raccogliere le iscrizioni e, confessa, è rimasta colpita dal tasso di risposta. Pare infatti che quasi un terzo degli Happy Coders sia interessato all’attività!

Da settembre 2023, il team di iscritti si organizza in tre gruppi separati per partecipare alle lezioni offerte da Beliven in collaborazione con Udine Plus Center dalle 19 alle 20, in compagnia di un istruttore dedicato.

Un’ottima occasione per fare dello sport e passare del tempo insieme, magari in previsione di un bel torneo interno!

Perché Beliven non è la solita azienda

Un’azienda che organizza eventi e attività per i propri dipendenti è già cosa rara e ancor più raro è immaginare un’azienda impegnata ad organizzare gli eventi proprio a partire dai desideri, dagli interessi e dalle richieste dei propri collaboratori. Non imporre dall’alto le attività è, secondo Francesca, uno degli ingredienti segreti del successo degli eventi organizzati dal reparto P&C. A questo si aggiunge certo l’ampia varietà e la frequenza degli eventi, che se da un lato rende possibile ai singoli valutare a quali attività partecipare, dall’altro assicura il coinvolgimento e la partecipazione di tutti: non succederà mai che un Happy Coder si possa sentire escluso perché non può partecipare a un evento. L’evento successivo è già alle porte!

Per Elena diventa difficile non fare il paragone con la maggior parte delle aziende di stampo tradizionale, che sono solite al massimo organizzare e offrire una cena all’anno ai propri dipendenti. Occasioni queste, sottolinea, che pur essendo facoltative si fatica a sentire davvero tali e finiscono presto per trasformarsi in consapevoli momenti di noia che si cerca di superare, per il bene dell’azienda e della propria carriera.

In Beliven? Tutta un’altra storia. Perché le persone partecipano per la semplice gioia di partecipare. Perché se l’azienda ti offre una giornata a Gardaland con i tuoi colleghi perché mai dovresti dire di no?

Ciò che davvero differenzia Beliven dalle altre realtà, insomma, è che in Beliven la risata e il divertimento non sono accessori, sono parte integrante dell’evento. Condividere esperienze, condividere memorie, condividere momenti e risate è spesso ciò che serve per creare un team.

Obiettivo? Essere una Happy Company

Per Francesca, d’altronde, la celebrazione del team attraverso gli eventi è frutto anche della sua certificazione CHO. Da Chief Happiness Officer qualificata, Francesca sa bene quanto il benessere dei singoli in azienda, alla base della soddisfazione lavorativa e personale, sia fondamentale per rendere l’ufficio uno spazio in cui si sta bene.

Passare del tempo assieme al di là delle ore lavorative, per divertirsi e fare qualche nuova esperienza, è importantissimo per creare un maggior senso di fiducia tra le persone. Incontrarsi fuori dall’ufficio implica poter finalmente andare oltre alla maschera della professionalità per conoscere la persona che si nasconde dietro: le sue insicurezze, le sue passioni, il suo modo di approcciarsi alle cose. È spesso attraverso il gioco che vengono a galla le cose più importanti. “Quando siamo in ufficio”, aggiunge Elena, “tutti indossiamo una maschera di professionalità. Ci sono aziende in cui la maschera è più marcata e altre, come Beliven, in cui la persona può emergere più liberamente. Ma conoscersi davvero fuori dall’ufficio è tutta un’altra storia”.

Insomma, perché organizzare degli eventi per il team? Perché la sintonia che si crea durante gli eventi poi entra anche in ufficio e rende più facile gestire i momenti di tensione, magari associati a progetti particolarmente complessi o delicati. Parlare, confrontarsi, dirsi le cose con sincerità e rispetto diventa più semplice così come unire le forze per raggiungere l’obiettivo comune. Questo, naturalmente, perché conoscendo la persona dietro al professionista è più semplice trovare un punto d’incontro e smussare le divergenze, nel pieno rispetto reciproco.

Cosa aspettarsi per il 2024?

Il 2023, come abbiamo visto, è stato un anno pilota per il reparto People & Culture con nuove attività, nuova pianificazione e gestione degli eventi.

Il 2024 servirà dunque a mettere in pratica tutto quel che è stato appreso per esperienza con una novità: il reparto promette di fornire un calendario annuale degli eventi per garantire agli Happy Coders ampia possibilità di organizzarsi per tempo così da non mancare agli appuntamenti davvero imperdibili.

Ti piacerebbe entrare a far parte del team degli Happy Coders? Dai un’occhiata al nostro spazio dedicato alle candidature qui! Alla prossima gita fuori porta…potresti esserci anche tu!