La gestione dei progetti? In Beliven è con il gestionale Mate

Da anni il mercato è stato invaso da soluzioni software concepite per agevolare la gestione dei progetti. Tuttavia, pur offrendo una certa flessibilità e possibilità di personalizzazione, queste soluzioni spesso costringono gli utenti, e in particolare i Project Manager, all’interno di limiti strutturali prestabiliti. La sfida, d’altronde, è evidente: quando si tratta di gestire un progetto non esiste una rigida separazione tra dati primari e secondari poiché tutto dipende da quali sono gli aspetti del progetto che più interessa analizzare. La mole, decisamente considerevole, di dati generati dai PM e dalle figure tecniche operative (dal budget al tracciamento delle ore dedicate alle singole attività) risulta cruciale per monitorare i progressi del progetto e ottenere una visione reale della situazione. Nonostante le molteplici funzionalità dei software per la gestione dei progetti in circolazione, non è quindi raro scoprire che la funzione mancante è spesso proprio quella che serve di più.  
Ne sa qualcosa Beliven, che dopo aver impiegato un programma terzo per la gestione dei progetti ha scelto di mettere le mani in pasta per realizzare un proprio gestionale personalizzato. È così che è nata Mate, la piattaforma firmata Beliven che supporta il lavoro degli sviluppatori e aiuta i Project Manager nella gestione del tempo, nell’organizzazione delle risorse, nel monitoraggio delle performance e nella definizione puntuale dei budget. Ma come funziona esattamente il software per la gestione progetti Mate? Ne abbiamo parlato con Federica Leoni, PM di Beliven.

Alle origini di Mate

Per i Project Manager non esiste strumento di lavoro più efficace di un software per la gestione dei progetti capace di offrire una panoramica completa dell’andamento dei lavori mantenendo un occhio di riguardo per il budget e per lo stato d’animo del team. A lungo tempo Federica e gli altri PM Beliven si sono affidati alle funzionalità di Jira, una suite ideata proprio per la gestione dei progetti sviluppati attraverso metodologie agile. Eppure, adattarsi a soluzioni preconfezionate non è mai semplice e diventa presto naturale, soprattutto in un ambiente curioso e proattivo come quello delle software house, cercare alternative per personalizzare la piattaforma secondo le proprie necessità.

“In breve”, racconta Federica, “con il passare del tempo ci siamo resi conto che Jira non corrispondeva in tutto e per tutto alle nostre esigenze. Il software non presentava problemi, certo, ma ci stava stretto”.  Da qui l’idea di realizzare un sistema di gestione progetti su misura, con l’obiettivo di dotarsi di una soluzione proprietaria facile da plasmare, implementare al bisogno e ottimizzare nel tempo.

Insomma, nasce Mate, la piattaforma che, a quasi 2 anni dalla sua prima messa online, si presenta sempre più evoluta e aggiornata.

Cos’è Mate

Nata per il task management, Mate è una piattaforma che nel tempo si è arricchita di nuove funzionalità fino a diventare lo strumento ideale per il monitoraggio dei progetti, la pianificazione e la registrazione delle attività.

Mate è infatti uno strumento versatile pensato sia per supportare le figure operative (nel caso di Beliven, gli sviluppatori) sia i Project Manager.

Alle figure operative, infatti, Mate offre la possibilità di gestire i propri task giornalieri e settimanali e di registrare le ore di lavoro dedicate alle singole attività per fornire così ai PM una panoramica trasparente del tempo impiegato su ogni progetto.

Per i PM, invece, Mate è la piattaforma intuitiva e facile da usare che accompagna la quotidianità, consentendo di gestire al meglio ogni progetto, definendo i task operativi per ciascun membro del team e monitorando i progressi delle attività per metterle a paragone con il budget e con i tempi operativi preventivati. Attraverso Mate, i Project Manager possono inoltre monitorare e gestire liberamente i carichi delle singole persone impegnate sul progetto così da pianificare al meglio le attività a seguire ed evitare situazioni a collo di bottiglia.

A cosa serve il gestionale progetti Mate

Il software di gestione progetti Mate è stato progettato per soddisfare obiettivi specifici in base al ruolo delle persone che lo utilizzano.

Come abbiamo visto, per le figure operative Mate rappresenta lo strumento per accedere alle proprie attività e al proprio carico di lavoro, giornaliero e settimanale. È qui, quindi, che gli Happy Coder trovano le informazioni necessarie per organizzare il proprio lavoro in modo fluido, passando agilmente da un progetto all’altro secondo quanto pianificato a monte dal PM.

Per rendere il software davvero funzionale alle attività dei Project Manager, a cui spetta la responsabilità di verificare che l’avanzamento dei progetti prosegua secondo i tempi preventivati e entro i budget previsti, Mate consente la registrazione dettagliata delle singole ore di lavoro. Ciò significa che alla fine di ogni giornata lavorativa gli sviluppatori inseriscono a sistema le attività svolte nel corso della giornata, lasciando a Mate il compito di sommarle per presentare una panoramica del tempo dedicato a ciascun progetto, a comprendere sia le attività operative sia quelle consulenziali, come le chiamate e gli appuntamenti con il cliente.

L’importanza del benessere del team

Per i PM, Mate rappresenta insomma la chiave capace di aprire le porte ai dettagli di ogni progetto, rendendo possibile la pianificazione dei carichi e il monitoraggio dello stato d’avanzamento dei lavori. Ma non solo.

“Considerata l’importanza che la felicità riveste per noi Happy Coder”, aggiunge Federica “abbiamo deciso di aggiunge al gestionale progetti un’intera sezione dedicata alla registrazione dello stato d’animo”.

È la Moodboard di Mate, il cruscotto che si basa sulla registrazione dei Moodlog da parte degli Happy Coder (letteralmente, gli stati d’animo associati alla giornata appena conclusa). Quest’area della piattaforma aiuta i Project Manager a raccogliere dati sul benessere del team.

Perché, per quanto tutti ormai ripetano che il benessere dei collaboratori è fondamentale per la produttività aziendale, chi si impegna davvero a monitorare lo stato d’animo del team? Grazie alla Moodboard, i PM possono finalmente, giorno dopo giorno, monitorare l’umore degli sviluppatori e agire di conseguenza, magari ridistribuendo il carico o intervenendo per tempo su eventuali situazioni critiche così da risolvere frustrazioni o dubbi che rallentano le attività.

Come funziona il software per la gestione progetti firmato Beliven

Il software Mate è stato pensato per riprodurre una visualizzazione del flusso di lavoro secondo il metodo Kanban che prevede un’organizzazione delle attività per stati. Il workflow che ne deriva è estremamente trasparente e lineare, poiché ogni singolo task può essere associato solo ed esclusivamente a uno degli stati disponibili tra “to do”, “in progress”, “in review” e “done”. Grazie a questa organizzazione, il PM può verificare in modo semplice e veloce lo stato d’avanzamento del progetto e i carichi delle figure operative.

Mate presenta un’interfaccia estremamente semplice che, all’accesso, permette di visualizzare informazioni relative ai progetti attivi, ai task in scadenza, alle deadline dei progetti, ai progetti della settimana, agli aspetti associati al budget (riservati ovviamente ai PM) e ai moodlog del mese.

Progetti, epiche e task per la perfetta gestione del progetto

Per semplificare la visualizzazione delle varie attività in corso e rendere evidente con immediatezza alcuni dettagli chiave a partire dalle figure coinvolte, il budget e la deadline, Mate prevede un’organizzazione in Progetti, Epiche e Task.

Mentre i Progetti possono essere creati esclusivamente dai Project Manager, i task possono invece essere creati individualmente dai singoli collaboratori. L’obiettivo, racconta Federica, è quello di responsabilizzare il team lasciando un certo grado di libertà, qui associato alla possibilità di poter ulteriormente spacchettare le attività da portare a termine e scegliere con maggior autonomia quando dedicarsi ai singoli task, nel pieno rispetto delle scadenze.

Ogni commessa si associa a un Progetto. Che si tratti dello sviluppo di un sito web, di un restyling o di assistenza, ogni progetto prevede l’apertura di una scheda dedicata in cui vengono raccolti e visualizzati tutti i dati importanti, dal nome del cliente al tipo di prodotto, dallo stato di avanzamento alla data di inizio delle attività fino alle indicazioni relative al budget e alle specifiche del team coinvolto. Tutte queste informazioni possono infatti essere inserite dal PM che ha modo così di assegnare le attività alle singole figure operative, definendo quante ore dovranno essere dedicate al progetto nell’arco della giornata o della settimana.

Naturalmente, tuttavia, all’aumentare della complessità del progetto aumenta anche la sua gestione. Ecco perché ogni progetto può essere suddiviso, per questioni di praticità e semplicità organizzativa, in quelle che si chiamano Epiche e che possono contenere a loro volta diversi task associati, dal PM, a un responsabile. Le Epiche, in alcuni casi, vengono utilizzate per segnalare i diversi rilasci del software, raccogliendo al loro interno tutti i task che devono essere completati per procedere con la release.

Con questo effetto a scatole cinesi, il progetto viene suddiviso in parti per consentire al PM di definire con cura tempistiche, responsabilità e priorità oltre che il buon coordinamento del team. Quest’organizzazione, tra le altre cose, è particolarmente utile per il monitoraggio del progetto perché offre ai Project Manager una visione d’insieme delle attività e a percentuali relative lo stato d’avanzamento.

La gestione dei progetti in Beliven: parola ai PM

Prima di procedere alla creazione di un nuovo Progetto su Mate, il PM in Beliven fissa una riunione di confronto con il responsabile tecnico. Questa figura è infatti preziosissima in questa fase della pianificazione delle attività poiché, apportando una visione più tecnica del da farsi, rende possibile definire con ancora maggior cura le tempistiche, le scadenze e le responsabilità individuali.

Oltre a questo incontro, il PM si coordina ciclicamente con il responsabile tecnico, generalmente una volta ogni due settimane, per valutare assieme l’andamento del progetto, confermare i carichi già creati ed eventualmente riallocarli in caso di bisogno.

“La fase di pianificazione è fondamentale per il corretto andamento del progetto”, sottolinea Federica, “perché consente di gettare le basi per un lavoro organizzato”. A seconda del progetto e delle figure coinvolte, in questa fase diventa infatti possibile definire il flusso delle attività, così da stabilire in partenza quando le singole figure dovranno essere coinvolte nel progetto.

L’uso di Mate durante la revisione di progetto

L’uso di un software per la gestione dei progetti come Mate rappresenta in Beliven un grande vantaggio anche a posteriori. Perché monitorare l’andamento e il progresso delle varie attività è importante tanto quanto poter accedere a una retrospettiva delle attività in fase di revisione di progetto.

Le revisioni di progetto o Project Review, sono d’altronde momenti di confronto durante i quali i progetti vengono messi al vaglio per portare in luce eventuali criticità o evidenziare flussi di lavoro particolarmente riusciti e, quindi, da trasformare in best practice.

In questo contesto, Mate consente di accedere alle informazioni chiave del progetto e, in particolare, alle specifiche relative al budget.

I vantaggi di Mate nella gestione dei progetti

Come abbiamo visto in questo articolo, Mate è lo strumento ideale per la gestione e il monitoraggio dei progetti e per il task management. D’altronde, si tratta di una piattaforma che aggrega in un unico spazio moltissimi dati, a comprendere i carichi e i tempi effettivamente spesi dal team sui singoli progetti.

Attraverso Mate, infatti, i PM possono conoscere:

• I progressi delle attività in tempo reale, accedendo agli stati delle Epiche e dei Task.
• L’ammontare delle ore dedicate dal team al singolo progetto, sia per le attività strettamente operative sia per quelle relative alla gestione o assistenza
• Lo stato delle cose in relazione al budget, comparando le ore spese e i progressi fatti con le ore e le attività preventivate

Per accedere a tutte queste informazioni, al PM è sufficiente osservare la dashboard di Mate. Naturalmente, compito del Project Manager diventa quello di individuare eventuali criticità e, supportato da dati e numeri, scovare la soluzione ideale per risolverla al meglio. Poniamo, ad esempio, che le ore dedicate al progetto siano troppe rispetto a quelle preventivate e rischino di compromettere il budget. Nel caso in cui siano le ore dedicate alla gestione del progetto ad essere eccessivamente alte, potrebbe rivelarsi utile limitare la presenza delle figure operative alle call con il cliente.

L’aspetto più interessante di Mate, ad ogni modo, coincide con le sue potenzialità di sviluppo. Trattandosi di una piattaforma sviluppata internamente, Beliven è di fatto proprietaria di tutti i dati che vengono raccolti e generati. Ciò significa che, al bisogno, sarà possibile sviluppare nuove dashboard e nuove funzionalità per fornire a PM e figure operative dati sempre più dettagliati e verticali.

Il futuro di Mate

Nata come piattaforma per il task management, ad oggi Mate è la piattaforma utilizzata in Beliven per la gestione dei progetti e per il loro monitoraggio. Completamente sviluppata in casa, e personalizzata sulla base delle esigenze specifiche interne, Mate viene utilizzato ogni giorno da tutto il team per accedere ai propri task e registrare le ore di attività.

Per i PM si tratta di uno strumento preziosissimo che consente di avere una panoramica sempre aggiornata dei progetti e delle attività in corso.

Da 2 anni dal suo primo rilascio, Mate ha vissuto importanti novità che l’hanno vista diventare una piattaforma sempre più ricca e completa. Per il futuro? Si prospettano ancora altrettante novità, perché non c’è nulla di meglio che poter sviluppare funzionalità su misura per rispondere a esigenze concrete.

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