La revisione di progetto: dal monitoraggio al post implementazione 

Quando si tratta di monitorare l’andamento di un progetto o valutarne la conclusione, la revisione di progetto o Project Review rappresenta un momento chiave. 

All’interno di una software house, la Project Review è utile durante tutte le fasi del ciclo di vita di un progetto perché mette il team nelle condizioni di valutare e controllare il lavoro svolto fino a quel momento e apprendere tutte le informazioni necessarie per mettere in atto le giuste azioni correttive. Da questo punto di vista, la revisione di progetto si affianca alle normali fasi di monitoraggio e controllo del progetto con l’obiettivo di validare quanto fatto, verificare eventuali opportunità da cogliere e implementare le giuste migliorie tecniche. Ma l’importanza della Project Review dipende anche dalla sua fase finale, ovvero dalla revisione di progetto post rilascio che troppo spesso viene sottovalutata e dimenticata. Come funziona questa fase della Project Review e quali sono i vantaggi che apporta ad una software house? 

Cos’è la revisione di progetto post implementazione 

La revisione di progetto post implementazione rappresenta in Beliven una preziosa occasione di confronto. Si tratta di un incontro generalmente organizzato post rilascio (sebbene possa accadere prima, a seconda delle necessità) che ha l’obiettivo di riunire attorno allo stesso tavolo tutte le persone che hanno contribuito al progetto. Project Manager, responsabile tecnico, PMO, membri del team di sviluppo frontend e backend, QA e design si ritrovano faccia a faccia per analizzare quello che è stato l’andamento del progetto per evidenziare punti di forza e debolezza e individuare soluzioni correttive per migliorare le prestazioni future. 

Il coinvolgimento di tutte queste figure, a cui attualmente in Beliven si aggiunge anche il CEO, ha lo scopo di garantire una visione a 360° dell’intero progetto per portare in luce non solo aspetti tecnici ma anche di comunicazione e coordinazione del team oltre che di gestione del progetto. Da questo punto di vista, la presenza del PMO è fondamentale per cogliere tutti i feedback e capire quali aspetti della gestione del team, del progetto e del cliente possono essere ancora migliorati. 

Come funziona la Project Review in una software house 

In Beliven, la Project Review è una riunione che si svolge in presenza. Per quanto le call siano utilissime e parte integrante del nostro lavoro, hai mai notato quanto sia più complesso prendere parte alla discussione partecipando da remoto? Sentirsi liberi di esprimere appieno le proprie opinioni? Di fare una battuta di spirito o lanciare una provocazione? Riunire il team attorno allo stesso tavolo facilita notevolmente la comunicazione, crea uno spazio sicuro e di confronto, ideale per permettere la nascita di dibattiti costruttivi. 

Prima della riunione, tutte le figure coinvolte ricevono il link per accedere a una board Miro condivisa in cui inserire dei post-it virtuali, anche in forma anonima, per esprimere punti di vista, suggerimenti e riflessioni sul progetto. Questi post-it vengono naturalmente ripresi e guardati assieme nel corso della riunione per poterli approfondire e dar modo all’autore di integrare il proprio pensiero fornendo esempi e un chiaro contesto di riferimento. 

Questa pratica si rivela particolarmente utile per raccogliere feedback e sensazioni diverse da tutto il team e accorpare poi tutti quei contenuti che evidenziano, di fatto, la medesima problematica. 

La revisione di progetto, insomma, prende piede in Beliven proprio partendo da questi post-it che, mettendo in luce i pro e i contro del progetto così come percepito da tutti i membri dei vari team, consentono di raccontare le varie sfaccettature del progetto vissute da tutti i membri del team. 

Tutto è migliorabile? 

Da una buona Project Review, che può tranquillamente durare delle ore, emergono problematiche risolvibili ed altre per le quali non esiste formula magica. 

Ogni progetto e cliente, inutile dirlo, è unico ed è quindi impossibile trovare una gestione del progetto ottimale applicabile ad ogni situazione. Insomma: non tutto può essere migliorato. 

In effetti, ci sono situazioni in cui le azioni intraprese, seppur non ottimali, rappresentano l’unica soluzione applicabile al momento. Nonostante questo, la Project Review rimane un momento chiave per garantire ai team la libertà di potersi esprimere e prendere consapevolezza di quelle che sono state le criticità non evitabili. 

I vantaggi della revisione di progetto o Project Review 

Le revisioni di progetto offrono ai team, e di riflesso all’azienda, importantissime occasioni di crescita. Tra i vantaggi di una Project Review rientrano certamente: 

Partecipazione e coinvolgimento 

Le revisioni di progetto rappresentano per il team il momento perfetto per condividere con gli altri le proprie idee e considerazioni oltre che esprimere liberamente il proprio punto di vista. In una Project Review non esiste considerazione giusta e considerazione sbagliata. Ognuno è libero, e anzi incoraggiato, a parlare della propria esperienza. Questa partecipazione collettiva accresce il senso di appartenenza e aumenta l’engagement di tutto il team. 

Analisi e riflessione 

La Project Review rappresenta un vero e proprio stop forzato alle attività (e proprio per questo molte aziende ne fanno a meno). Il punto è che troppo spesso, presi dalla necessità di essere produttivi e passare senza soluzione di continuità da un’attività all’altra, da un progetto all’altro, si perde l’importanza dell’inattività. Un’inattività, ben inteso, che nasconde invece le chiavi per aprirsi ad una produttività più matura, intelligente e ottimizzata. Fermarsi, riflettere e analizzare il lavoro svolto, singolarmente e in gruppo, è l’unico modo per individuare le aree di miglioramento e affrontare le sfide future più forti e consapevoli. Perché, banalmente, non esiste crescita senza analisi. 

Coesione del team 

La revisione di progetto post implementazione è utile anche per fortificare i rapporti tra le persone all’interno del team (e di riflesso dell’azienda) ed evitare situazioni di “non detto”. La maggior parte degli scontri che avvengono all’interno delle imprese è generalmente legata proprio agli spazi grigi della comunicazione tra persone: incomprensioni, situazioni mai affrontate apertamente, sgarbi subiti (perché molto più difficile è riconoscere quelli fatti!). 

Da questo punto di vista, la Project Review è la soluzione ideale per evitare la nascita di inutili attriti che finirebbero, senza reale giustificazione, per ledere la coesione del team. Le revisioni di progetto rendono inoltre evidente l’eventuale necessità di organizzare dei successivi 1:1 per approfondire la questione e risolverla con un sorriso e una stretta di mano. 

Crescita individuale e collettiva 

Dalla fase di creazione dei post-it su Miro alla discussione faccia a faccia durante la revisione di progetto, ogni membro del team ripercorre l’andamento del progetto per prendere coscienza di quanto (e come) è stato fatto. 

Le Project Review sono infatti un momento preziosissimo di crescita non soltanto di team ma anche individuale perché creano la situazione ideale, per tutti, per porsi domande scomode: ho fatto tutto quel che dovevo al massimo delle mie possibilità? Avrei dovuto affrontare la situazione in modo diverso? Avrei dovuto chiedere maggiori informazioni o essere più proattivo? 

Insomma, analizzare il proprio operato non è mai semplice e richiede un po’ di introspezione. Ma è solo riconoscendo in sé potenzialità di crescita e miglioramento che si può affrontare i nuovi progetti con nuove consapevolezze. 

Quando convocare una riunione di progetto 

Proprio per via della sua importanza strategica, la Project Review non viene convocata al termine di ogni singolo progetto. D’altronde, questo porterebbe gran parte del team a passare le proprie ore in sala riunione! Ecco perché in Beliven abbiamo trovato due discriminanti per determinare la necessità di una riunione di progetto: 

• Durata del progetto: quando un progetto ha una durata superiore ai 20 giorni la Project Review è d’obbligo. Questo perché 20 giorni rappresentano una durata minima ideale per mettere i team nelle condizioni di poter fornire feedback costruttivi. 

• Complessità del progetto: quando un progetto, seppur di durata inferiore alle 20 giornate, presenta complessità, il PM ha la libertà di convocare una riunione di progetto dedicata. Questo perché non sono solo i grandi progetti a offrire occasione di crescita e discussione. 

La revisione di progetto: conclusioni 

La revisione di progetto o Project Review è insomma un’attività di fondamentale importanza per una software house perché permette di valutare le prestazioni, individuare le aree di miglioramento e rafforzare la coesione del team creando un momento di condivisione sincera e trasparente. 

Non a caso, questa pratica è in grado di creare un ambiente di fiducia e collaborazione, migliorando la comunicazione tra i team e sostenendo la crescita individuale e collettiva.  

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